Как составить идеальный регламент должной осмотрительности в 2023г. Часть 2: Основная проверка

Основная проверка. Какие документы обязательно должны быть истребованы у контрагента

У контрагента подлежат обязательному истребованию на основании письменного запроса следующие документы о его финансово-хозяйственной деятельности:

Итак, в предыдущей части статьи мы подробно рассмотрели, какую информацию в первую очередь собирает организация о потенциальном контрагенте, еще до того, как обратиться к нему с запросом  документов и раскрыли процедуру оформления данных сведений. Их отсутствие будет  прямо ориентировать налоговый орган, на то, чтобы обвинить предприятие в неосмотрительном выборе контрагента. Теперь же расскажем, какие еще собрать доказательства, чтобы отмести любые обвинения налоговиков в «непроявлении коммерческой осмотрительности».

1. Свидетельство о регистрации в ЕГРЮЛ/ЕГРИП (для фирм и ИП, зарегистрированных до 01.01.2017г., после – лист записи);
2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе ИНН (для всех организаций и ИП);
3. Решение единственного участника или протокол о назначении руководителя (с 25.12.2019г. заверяется нотариально, если иное не предусмотрено Уставом либо не принято нотариально удостоверенное решение (протокол) об избрании в дальнейшем альтернативного (без обращения к нотариусу) способа удостоверения решений путем простого их подписания всеми участниками организации. Данный документ также подлежит истребованию);
4. Приказ о вступлении в должность руководителя и главного бухгалтера;
5. Устав в действующей редакции (все страницы);
6. Доверенности, уполномочивающие должностных лиц организации (ИП) на заключение и подписание договора, иных документов от имени контрагента (при необходимости);
7. Копии документов, подтверждающие право собственности на помещение, арендные договоры, подтверждающие сведения о фактическом местонахождении контрагента, договоры аренды, лизинга транспортных средств, ПТС, документы, подтверждающие наличие основных средств;
8. Представленные налоговые декларации за последний отчетный период с отметкой налогового органа об их принятии, в т.ч. 6-НДФЛ, НДС (при общем режиме налогообложения);
9. Карточка реквизитов компании-контрагента (ИП) с контактными данными (телефон, электронная почта) руководителя и (или) иных ответственных лиц.

Все копии документов должны быть заверены руководителем организации – контрагента либо ИП («копия верна», печать организации, подпись руководителя и ее расшифровка, дата).

Для подтверждения факта отправки запроса вышеуказанных документов по электронной почте, компетентный сотрудник может сделать скриншот электронной переписки с контрагентом.

Сразу обращаю внимание, что перечень документов, приведенный выше,  может быть истребован в случае, когда заключение договора не терпит никаких отлагательств (например, при срочных грузоперевозках). Этот тот самый минимум, который желательно иметь в наличии каждой компании. Здесь нет указаний на наличие документов об основных средствах, т.к. предполагается, что об их существовании и так известно из ранее упоминаемых доступных источников. После оформления договора и выполнения обязательств по нему  их обязательно нужно запросить. Если же время заключения договора терпит, то к вышеизложенному перечню можно добавить, например, следующие:

1. Копия паспорта руководителя и учредителя(ей) организации либо ИП;
2. Письменное согласие субъектов персональных (паспортных) данных на их обработку;
3. Среднесписочная численность персонала контрагента (с 2021г. в составе расчета по страховым взносам (РСВ);
4. Копии документов, подтверждающие право собственности на помещение, арендные договоры, подтверждающие сведения о фактическом местонахождении контрагента,
5. Копию письма в налоговый орган в соответствии с  подп 3 п.2 ст.23 НК РФ с отметкой инспекции о принятии, если юридический и фактический адреса контрагента не совпадают;
6. Копию подтверждающего документа (уведомление, заявление и пр., если контрагентом применяются специальные режимы налогообложения (УСН, патент и т.д.);
7. Договоры аренды, лизинга транспортных средств, ПТС; документы, подтверждающие наличие складских помещений, станков, оборудования, иных основных средств;
8. При выполнении работ по договору строительного подряда – штатное расписание; справка о привлечении субподрядчиков с указанием их реквизитов и контактных данных.

Все копии документов должны быть заверены руководителем организации – контрагента либо ИП («копия верна», печать организации, подпись руководителя и ее расшифровка, дата).

Рекомендуется также истребовать у контрагента представленные налоговые декларации за последний отчетный период с отметкой налогового органа об их принятии, в т.ч. 6-НДФЛ, НДС (при применении общего режима налогообложения) бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о прибылях и убытках за последний год, также пояснения к бухгалтерской отчетности, из которых было бы видно наличие самортизированных (либо арендованных) основных средств на забалансовом счете 001. Однако сведения из сданных деклараций являются налоговой тайной, т.е. контрагент вправе отказать в их представлении. В данном случае истребовать у него официальный отказ от их представления со ссылкой на данные обстоятельства.

Можно добавить в этот список, например, еще гарантийное письмо, подтверждающее, что контрагент уже исполнял аналогичные работы по строительному подряду, а также копии благодарственных писем от его заказчиков, штатное расписание. Если контрагент привлекает третьих лиц, можно истребовать у него справку о привлечении исполнителей с указанием их наименований и ИНН.

Очень важно располагать сведениями, за счет каких ресурсов и с привлечением каких соисполнителей контрагент будет исполнять договор (п. 31 Обзора судебной практики № 1 (2017), утв. Президиумом ВС 16.02.2017, постановление АС Московского округа от 05.06.2020 №А40-109189/2019).

Наиболее оптимальный срок проведения Основной проверки (опять же, по опыту автора) может составить до 5  (пяти) рабочих дней

Возможно, что такой перечень истребуемых документов кому – то покажется чрезмерным. Но современные реалии налогового администрирования таковы, что каждого контрагента приходится проверять буквально «под микроскопом», особенно, если цена договора весьма существенна. Лучше собрать ворох бумаг на первоначальном этапе сотрудничества, чем потом долго судиться с ФНС или пытаться взыскать через тот же суд с контрагента недополученную налоговую выгоду (профискальный подход судей известен, пожалуй, каждому читателю этой статьи), а то и отвечать на вопросы оперативников и следователя.

Окончательная (комплексная) проверка. Фиксация и хранение результатов

Последним этапом проверки является оценка соответствия условий сделки положениям действующего гражданского и налогового законодательства, после чего непосредственно формируется папка-досье на контрагента

При этом подлежат исключению из договора все условия, отличающиеся от существенных правил (обычаев) делового оборота (например, длительная отсрочка платежа, оказание значительного объема услуг (выполнение работ) без предоплаты или гарантии оплаты, несопоставимые с последствиями нарушения сторонами договоров штрафные санкции, расчеты через третьих лиц, расчеты неликвидными векселями и т.п.  Подлежит обязательной проверке получение необходимого в силу закона или учредительных документов согласия органа юридического лица или государственного органа либо органа местного самоуправления на совершение сделки, должны быть составлены, исходя из характера исполнения, и приложены к договору все необходимые документы. Если организация или ее контрагент планируют привлечь третьих лиц к исполнению сделки, то это условие обязательно стоит включить в договор.

 Также необходимо учитывать разъяснения ФНС о том, что о создании искусственного документооборота может свидетельствовать отсутствие необходимых реквизитов в договоре (Письмо ФНС России от 10 марта 2021 г. № БВ-4-7/3060 № БВ4– 7/3060@). Окончательную проверку проводит юридическая служба (юрист) Организации. При необходимости к проверке может быть привлечен также штатный бухгалтер Организации.

На данном этапе также стоит уделить внимание наличию переписки с контрагентом, а также полного комплекта документации, перечисленного выше. Данную проверку также может проводить юридическая служба (юрист) Организации.

По результатам окончательной проверки  может быть составлена справка, подтверждающая ее проведение, а также опись вложения всех необходимых документов в папку-досье на каждого контрагента. Данное досье также может быть дополнено новыми документами по мере их поступления с указанием их в описи вложения

Каждая папка-дело (досье) по соответствующему контрагенту подлежат хранению, как минимум, в течение 5 (пяти) лет с отчетного года исполнения сторонами условий договора (обязательств по нему) в архиве Организации по месту нахождения ее единоличного исполнительного органа (данный срок предусматривает ФЗ о бухучете).   В случае представления документов в электронном виде (скан-копии), досье по соответствующему контрагенту также может быть оформлено и храниться в электронном виде.

При этом учитывайте, что  срок давности привлечения к уголовной ответственности по части 2 ст. 199 УК РФ составляет с 29.03.2023г. 6 лет (ранее он был равен 10 годам), поэтому целесообразно хранить материалы на контрагента в течение именно этого временного периода.

Как поступить с теми сделками, которые были заключены до введения в компании процедуры проверки контрагента, если последние отвечают признакам фирм  -однодневок?

Если компания ранее уже заключала сделки с лицами,  которые подпадают под признаки организаций – однодневок по такому критерию как «отсутствие сведений, подтверждающих наличие у контрагента производственных, складских, торговых или иных площадей, необходимых для ведения предпринимательской деятельности, соответствующего опыта, квалифицированных кадров, транспортных средств» и исполнение по ним было реально произведено, то рекомендуется истребовать документы, перечисленные в настоящей статье. Стоит собрать и сохранить всю деловую переписку с данными контрагентами по рабочим вопросам. Это будет свидетельствовать о времени, датах, сроках и местах исполнения сделок, что может послужить дополнительными доказательствами ведения Компанией и ее контрагентом реальной деятельности (например, решение АС Свердловской области от 07.03.2019 по делу № А60-62441/2018).

Особо добросовестный налогоплательщик (такие, наверное, тоже есть) может исключить сомнительные операции и подать соответствующую налоговую декларацию.

К уточненной налоговой декларации можно приложить пояснительную записку, в которой указать приблизительно следующую мотивировку: «При самостоятельной оценке рисков установлены факты недостаточности документальных свидетельств должной осмотрительности при выборе контрагента (контрагентов) по сделке (ряду сделок), осуществленной нашей Компанией за соответствующий период. С целью исключения налоговых рисков в части возможности квалификации налоговым органом таких операций, как соответствующих способам ведения деятельности с высоким налоговым риском, произведен перерасчет налоговых обязательств с учетом выявленных фактов и представлена уточненная декларация. Приведенные факты не носят системного характера и не связаны с умыслом получить необоснованную налоговую выгоду».

Итак, выполнение действий и рекомендаций, а также получение перечисленных в частях 1 и 2 данной статьи документов, в конечном счете, может оградить бизнес от злоупотреблений со стороны налоговых органов и солидных доначислений по причине «непроявления должной осмотрительности» при отборе контрагентов.